Algemene voorwaarden

1. Over deze voorwaarden

1.1 Deze voorwaarden gelden voor elke offerte, opdracht en dienst van Kompleet CommV, Stationsstraat 126, 3110 Rotselaar, ondernemingsnummer en btw BE 1020.868.778, RPR Leuven (hierna “Kompleet” of “we”). “Je” is de onderneming die ons een opdracht geeft.

1.2 Onze diensten zijn bedoeld voor ondernemingen. Handel je als consument, dan gelden de dwingende regels die je beschermen, ook waar deze voorwaarden iets anders zeggen.

1.3 Wat een dienst precies inhoudt, staat in de dienstbeschrijving en in je offerte. Spreken de offerte en deze voorwaarden elkaar tegen, dan geldt de offerte.

1.4 Je eigen algemene voorwaarden gelden niet, tenzij we daar schriftelijk mee akkoord gingen.

2. Offerte en opdracht

2.1 Een offerte blijft 30 dagen geldig.

2.2 De opdracht start zodra je de offerte schriftelijk of digitaal aanvaardt. Die aanvaarding geldt ook als aanvaarding van deze voorwaarden, die je vooraf kon lezen.

2.3 Alle prijzen zijn in euro en exclusief btw.

3. Hoe we samenwerken

3.1 We voeren elke opdracht zorgvuldig en vakkundig uit. We doen ons uiterste best om het afgesproken resultaat te halen. Resultaten die van anderen afhangen, zoals een plaats in Google of in een AI-zoekmachine, of meer klanten, kunnen we niet beloven.

3.2 Je bezorgt tijdig wat nodig is: teksten, beelden, logo’s, toegangen, gegevens en feedback. Je staat ervoor in dat je die mag gebruiken en dat ze de rechten van anderen niet schenden. Krijgen we daarover een klacht van een derde, dan vrijwaar je ons.

3.3 Na het startgesprek maken we samen een planning. Termijnen zijn een inschatting, geen harde deadline, omdat ze ook afhangen van aanlevering, feedback en derden.

3.4 Ligt een project langer dan 60 dagen stil omdat er iets van jouw kant ontbreekt, dan mogen we het werk dat al gedaan is factureren. We hernemen zodra je klaar bent, in overleg over de nieuwe planning.

3.5 We mogen voor een deel van de opdracht een beroep doen op vakmensen die we zelf kiezen. We blijven je aanspreekpunt en blijven verantwoordelijk voor hun werk.

4. Feedbackrondes en meerwerk

4.1 Elke dienst heeft een vast aantal feedbackrondes, zoals in de dienstbeschrijving staat. Een feedbackronde is één gebundelde lijst met opmerkingen, die we daarna samen verwerken.

4.2 Feedback gaat over wat afgesproken is. Nieuwe wensen, zoals extra pagina’s, functies of een ander ontwerp na goedkeuring, zijn meerwerk.

4.3 Meerwerk en extra feedbackrondes krijg je altijd eerst als prijs. We beginnen er pas aan na je akkoord.

5. Oplevering en aanvaarding

5.1 Bij de oplevering bekijk je het resultaat. Meld je binnen 10 werkdagen geen gegronde opmerkingen, of zet je het resultaat in gebruik, bijvoorbeeld door een website live te zetten, dan geldt het als aanvaard.

5.2 Fouten in wat wij bouwden, die binnen 30 dagen na de oplevering opduiken, herstellen we zonder kosten. Aanpassingen door jou of door derden vallen daar niet onder.

6. Prijs en betaling

6.1 Tenzij de offerte iets anders bepaalt, factureren we projecten voor 50% bij de start en voor 50% bij de oplevering. Abonnementen factureren we maandelijks vooraf. Een verkenning of training factureren we na afloop.

6.2 Facturen betaal je binnen 14 dagen na de factuurdatum.

6.3 Bij laattijdige betaling is van rechtswege en zonder ingebrekestelling de interest verschuldigd uit de wet van 2 augustus 2002 betreffende de bestrijding van de betalingsachterstand bij handelstransacties, plus een forfaitaire vergoeding van 40 euro voor de invorderingskosten. Ook redelijke bijkomende invorderingskosten mogen we aanrekenen.

6.4 Blijft een factuur na een herinnering onbetaald, dan mogen we het werk en de lopende diensten opschorten tot de betaling binnen is.

6.5 Heb je een opmerking over een factuur, meld die dan schriftelijk en gemotiveerd binnen 15 dagen na de factuurdatum.

7. Kosten van derden

7.1 Kosten van derden zitten niet in onze prijs, tenzij de offerte het uitdrukkelijk vermeldt. Denk aan je domeinnaam, hosting, softwarelicenties, betalende plugins, lettertypes, stockbeelden, abonnementen op AI-tools en het verbruik van AI-modellen, dat afhangt van de grootte van de taak.

7.2 Licenties en abonnementen staan bij voorkeur op naam van je onderneming. Zo blijven ze van jou.

8. Abonnementen

8.1 Onderhoud, hosting, het draaiend houden van een tool en het AI-partnerschap zijn abonnementen. Ze lopen per maand en zijn maandelijks opzegbaar met een opzegtermijn van één maand, na de minimumduur die in de dienstbeschrijving of offerte staat. Opzeggen kan per mail. De opzeg loopt tot het einde van de maand na je opzegging.

8.2 We kunnen de prijs van een abonnement hoogstens eenmaal per jaar aanpassen aan de index of aan gestegen kosten bij onze leveranciers. We melden dat minstens 30 dagen vooraf. Ga je niet akkoord, dan kan je het abonnement zonder kosten opzeggen tegen de datum van de aanpassing.

9. Hosting en beschikbaarheid

9.1 Regelen wij de hosting, dan zorgen we voor een betrouwbare omgeving, back-ups en updates. Een korte onderbreking voor onderhoud of door een storing bij een leverancier kan altijd. Gepland onderhoud doen we zoveel mogelijk buiten de kantooruren.

9.2 Stopt de hosting of het onderhoud, dan helpen we je om de website te verhuizen. Je krijgt een volledige kopie van je site, en je kan je gegevens tot minstens 30 dagen na het einde ophalen.

10. AI-toepassingen

10.1 AI-toepassingen werken met modellen van derden. Hun antwoorden kunnen fouten bevatten. Daarom ontwerpen we elke toepassing met een menselijke controle bij wat zwaar weegt, en testen we op je eigen voorbeelden voor iets live gaat.

10.2 Je blijft zelf verantwoordelijk voor de beslissingen die je neemt en voor wat je naar buiten brengt. Je zorgt ervoor dat je de gegevens die je in een AI-toepassing gebruikt, ook mag gebruiken.

10.3 Wijzigt een leverancier van een AI-model of software zijn dienst, dan kan een toepassing aanpassing nodig hebben. Binnen een abonnement doen we dat. Zonder abonnement is het meerwerk.

11. Eigendom en gebruiksrecht

11.1 Na volledige betaling dragen we je de auteursrechten over op wat we specifiek voor jou maakten: het ontwerp op maat, de teksten, de beelden, de code van je website en de werkstromen en bedrijfskennis die we voor je opbouwden. De overdracht is exclusief en wereldwijd, voor de volledige duur van de rechten en voor elk gebruik, ook om het werk aan te passen. Voor wat met AI gemaakt is, geldt dat voor zover er rechten op rusten.

11.2 Software, thema’s, plugins, lettertypes en beelden van derden vallen onder de licentie van hun maker.

11.3 Onze eigen werkwijze, sjablonen, bouwstenen en algemene kennis blijven van ons. Waar ze in je project zitten, krijg je een blijvend en kosteloos gebruiksrecht, ook als je de site later door iemand anders laat beheren.

11.4 Bij Start en Groei vertrekken we van een template van Kompleet. De template zelf blijft van ons en valt onder 11.3. Wat we voor jou eraan veranderen, zoals je logo, kleuren, lettertypes, teksten en beelden, valt onder 11.1. We gebruiken dezelfde template niet voor een andere onderneming met een vestiging in jouw gemeente, zolang je website met die template online staat.

11.5 We mogen het werk tonen in ons portfolio, met je naam en logo, tenzij je dat liever niet hebt. Een mail volstaat.

12. Vertrouwelijkheid

12.1 Wat je ons vertelt of toont over je onderneming, behandelen we vertrouwelijk. We gebruiken het enkel voor je opdracht, ook nadat ze afgelopen is.

13. Persoonsgegevens

13.1 Verwerken we in je opdracht persoonsgegevens, bijvoorbeeld via de formulieren op je website of in een AI-werkstroom, dan doen we dat als verwerker in de zin van de AVG. Jij bent de verwerkingsverantwoordelijke. Dit artikel geldt dan als verwerkersovereenkomst.

13.2 Het gaat om de gegevens die de dienst nodig heeft, zoals contactgegevens van je klanten en bezoekers en de gegevens in de documenten die een werkstroom verwerkt, voor de duur van de opdracht.

13.3 We verwerken die gegevens enkel volgens je instructies en voor je opdracht. Wie er toegang toe heeft, is tot geheimhouding verplicht. We nemen passende beveiligingsmaatregelen. Vinden we een instructie in strijd met de privacyregels, dan melden we je dat meteen.

13.4 Je geeft ons de toestemming om dienstverleners in te schakelen voor hosting, e-mail en AI-modellen. Zij krijgen dezelfde verplichtingen. Een nieuwe dienstverlener melden we je vooraf, en je kan daar bezwaar tegen maken. Gaan gegevens buiten de Europese Economische Ruimte, dan enkel met de waarborgen die de AVG vraagt.

13.5 We helpen je om vragen van betrokkenen te beantwoorden en bij de verplichtingen rond beveiliging en datalekken, en bij een gegevensbeschermingseffectbeoordeling. Een datalek melden we je zonder onnodige vertraging, en uiterlijk binnen 48 uur nadat we het ontdekten.

13.6 Na de opdracht bezorgen we de gegevens terug of wissen we ze, naar je keuze, tenzij de wet ons verplicht ze te bewaren. We geven je de informatie die je nodig hebt om aan te tonen dat de regels nageleefd worden, en we werken mee aan een audit door jou of iemand die je aanstelt.

14. Aansprakelijkheid

14.1 Onze aansprakelijkheid is beperkt tot het bedrag van de opdracht waarop de schade betrekking heeft, exclusief btw. Bij een abonnement is ze beperkt tot wat je in de twaalf maanden voor de schade voor dat abonnement betaalde.

14.2 We zijn niet aansprakelijk voor indirecte schade, zoals gederfde winst, gemiste omzet of schade door een tijdelijke onbeschikbaarheid. Regelen wij de back-ups, dan beperkt onze aansprakelijkheid voor verlies van gegevens zich tot het herstel vanaf de laatste back-up.

14.3 Deze beperkingen gelden niet bij bedrog, opzet of zware fout, en ook niet waar de wet ze verbiedt.

14.4 Deze beperkingen gelden ook voor onze vennoten, medewerkers en de vakmensen die we inschakelen.

15. Overmacht

15.1 Kunnen we door overmacht, zoals een storing bij een leverancier, een cyberaanval of ziekte, tijdelijk niet leveren, dan schuift de uitvoering op zolang de overmacht duurt. Duurt ze langer dan twee maanden, dan mogen we allebei de opdracht beëindigen, met betaling van het werk dat al geleverd is.

16. Een opdracht beëindigen

16.1 Wil je een lopend project stopzetten, dan kan dat schriftelijk. Je betaalt dan het werk dat al gedaan is, de kosten die we al maakten bij derden, en 15% van het deel dat nog niet uitgevoerd is, voor de tijd die we voor je vrijhielden.

16.2 Komt een partij een belangrijke verplichting niet na, en lost ze dat niet op binnen 15 dagen na een schriftelijke ingebrekestelling, dan mag de andere partij de opdracht beëindigen.

16.3 Een verkenning of training verplaatsen of annuleren kan tot een week vooraf zonder kosten. Daarna betaal je de helft van de prijs.

17. Toepasselijk recht en geschillen

17.1 Op elke overeenkomst met Kompleet is het Belgisch recht van toepassing.

17.2 Bij een probleem zoeken we eerst samen een oplossing. Lukt dat niet, dan zijn de rechtbanken van het gerechtelijk arrondissement Leuven bevoegd.

18. Slotbepalingen

18.1 Is een bepaling ongeldig, dan blijven de andere gelden. De ongeldige bepaling vervangen we door een geldige die zo dicht mogelijk bij de bedoeling ligt.

18.2 We kunnen deze voorwaarden aanpassen, bijvoorbeeld bij een nieuwe dienst of een wetswijziging. De nieuwe versie geldt voor nieuwe opdrachten. Voor lopende abonnementen melden we een aanpassing minstens 30 dagen vooraf, en kan je het abonnement zonder kosten opzeggen als je niet akkoord gaat.

18.3 Deze versie geldt vanaf 17 oktober 2026.